Sınav ve Belgelendirme Süreci

Belgeyi Askıya Alma – İptal ve Yeniden Belgelendirme

Belgeyi Askıya Alma – İptal Ve Yeniden Belgelendirme

1.AMAÇ VE KAPSAM

Bu prosedür TS EN ISO 17024:2012 Standardı ve MYK şartları kapsamında ve tarafsızlık ilkesi doğrultusunda ETO METSEM tarafından yürütülen yeniden belgelendirme, iptal ve askıya alma süreçlerini için yöntem ve sorumlulukları belirler.

2.TANIM

Başvuru Sahibi: MYK Mesleki Yeterlilik Belgesinin geçerlilik süresinin sonunda belgesini yenilemek amacıyla yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşlarına başvuru yapan kişiyi,

Belge: Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşlarının gerçekleştirdiği sınavlarda başarılı olan kişi için düzenlenen MYK Mesleki Yeterlilik Belgesini,

Belge Yenileme: Belgesinin geçerlilik süresi sonunda kişinin mesleki yeterliliğini devam ettirdiğinin değerlendirilmesi ve mesleki yeterliliğini kanıtlayan kişinin yeniden belgelendirilmesi faaliyetlerini,

Portfolyo: Kişinin mesleki bilgi, beceri ve yetkinliklerinin değerlendirilmesinde kullanılan; bireyin daha önce almış olduğu eğitimlere ve yapmış olduğu çalışmalara ilişkin kanıt ve kayıtları içeren dosyayı

Kuruluş: Yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşunu

MYK: Mesleki Yeterlilik Kurumu’nu ifade eder.

3.SORUMLULUKLAR

Sınav ve Belgelendirme Koordinatörü: Karar verici ile birlikte belge yenileme, iptal ve askıya alma süreçlerini organize etmek ve uygulamaktan sorumludur.

Karar Verici: Yeniden belgelendirme süreçlerini iptal ve askıya alma kararlarını almaktan sorumludur.

Belgelendirme Personeli: Aday ve belgelendirilmiş kişilerin kayıtlarını tutmaktan sorumludur.

4.UYGULAMALAR

Yeniden belgelendirme tarihleri ile ilgili hatırlatmalar Sınav Yönetim Programı ile gerçekleştirilir. Sınav Yönetim Programı yeniden belgelendirme tarihine 3 ay kala hatırlatma yapar.

4.1.YENİDEN BELGELENDİRME

Belge yenileme faaliyetleri aşağıda belirtilen yöntemlerden başvuru sahibinin tercih ettiği birine göre gerçekleştirilir:
- a) Başvuru sahibi; belgesinin geçerlilik tarihinin 1 yıl sonransına kadar toplamda en az iki yıl veya son altı ay boyunca ilgili alanda çalıştığını gösteren kayıtları (hizmet dökümü, referans yazısı/mektubu, sözleşme, fatura, portfolyo, vb.), uluslararası standartlara dayanan ulusal yeterliliklerde ise ilgili ulusal yeterlilikte belirtilen kanıtları ETO-METSEM’e iletir.
- b) Yukarıdaki madde de belirtilen kanıtları sunamayan başvuru sahibi ilgili ulusal yeterliliğin içerdiği performansa dayalı sınavların tamamına katılır, teorik sınavlara tabi tutulmaz.
- Belge yenileme tek sefere mahsus bir faaliyet olmayıp kişinin yenilediği her belge için geçerlilik süresi sonunda yeniden belge yenileme hakkı bulunur. Belgenin yenilenebilmesi için; mevcut belgenin geçerlilik tarihinin 1 yıl sonrası tarihinin geçmemiş olması gerekir, geçerliliği askıya alınmış veya iptal edilmiş durumdaki belgeler için belge yenileme yapılamaz. Geçerlilik durumu askıda olan belgeler için askı durumu kalktıktan sonra belgenin geçerlilik süresinden 1 yıl sonrasına kadar belge yenileme başvurusu yapılabilir.
- Belge yenileme işlemlerinin nasıl gerçekleştirileceğini; MYK Mesleki Yeterlilik Belgesi Gözetim Ve Belge Yenileme Faaliyetlerine İlişkin Usul Ve Esaslar ile yetki kapsamında yer alan ulusal yeterlilik(ler)de belirtilen belge yenileme şartlarına uygun şekilde belirlenir. Belge yenileme için başvuru yöntemini ve başvuru evraklarını eto-metsem.org adresinde yayımlar.
- Yeniden Belgelendirme zamanına 3 ay kala belgeli kişi mümkün ise e-mail yoluyla, mümkün olmadığı durumlarda SMS veya telefon ile bilgilendirilir. İletişim bilgilerindeki değişiklikleri zamanında bildirmemiş kişilerle irtibata geçilememesi durumunda ETO-METSEM’in herhangi bir yükümlülüğü bulunmaz.
- Belge yenilemeye hak kazanan başvuru sahibi tarafından belge masraf karşılığının ETO-METSEM’e ödenmiş olduğu tarihten itibaren 5 iş günü içerisinde MYK’nın belirlediği yönteme uygun şekilde başvuru sahibi için belge talebi MYK’ya iletilir.
- Belge yenileme sonucunda başvuru sahibi için yeni bir belge düzenlenir. Belge yenileme kararı mevcut belgenin geçerlilik bitiş tarihinden önce alınmışsa yeni belgenin düzenlenme tarihi, ilgili ulusal yeterlilikte aksi belirtilmediği takdirde mevcut belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden bir sonraki gündür. Belge yenileme kararı mevcut belgenin geçerlilik bitiş tarihinden sonra alınmışsa yeni belgenin düzenlenme tarihi, ilgili ulusal yeterlilikte aksi belirtilmediği takdirde belgenin bitiş tarihinden bir sonraki gündür.
- Yeniden belgelendirme kararı karar verici tarafından F-27 Gözetim İzleme Formu ile alınır.

4.1.1.Yeniden Belgelendirme Başvurusu

Kanıt ve/veya portfolyo değerlendirmesiyle belge yenileme başvuruları mevcut belgeyi düzenlemiş olan Kuruluşa yapılabilir. Sınavla belge yenileme başvuruları ise mevcut belgeyi düzenlemiş olan Kuruluşa yapılabileceği gibi belgenin kapsadığı ulusal yeterlilik birimlerinin tamamında en az bir yıl süresince sınav ve belgelendirme faaliyetleri yürütmüş olan farklı bir Kuruluşa da yapılabilir.
Başvuru sahibi, ETO-METSEM’in belirlediği ücret tarifesine göre belge yenileme başvuru ücretini veya belge yenileme sınav ücretini ve gerekli evrakları ETO-METSEM’e iletilir.

Başvuru sahibi belge yenileme başvuru dönemi içerisinde belge yenileme başvurusu yapabilir. Başvuru dönemi, belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden 6 ay önce başlar ve belge geçerlilik tarihinin 1 yıl sonrasında sona erer.
Belge yenileme başvuru döneminin başlangıç tarihinden önce ve belge geçerlilik tarihinin 1 yıl sonrasından sonra yapılan başvurular kabul edilmez.

4.1.2. Kanıt/Portfolyo Değerlendirmesi İle Belge Yenileme

ETO-METSEM başvuru sahibinin sunmuş olduğu kanıtları ve/veya portfolyoyu, belgeli kişinin yeterliliğini sürdürdüğünü ve güncel belgelendirme programı şartlarına uyum gösterdiğini ilgili prosedürleri çerçevesinde değerlendirir. Söz konusu değerlendirme ilgili ulusal yeterlilikte belirtilen değerlendirici ölçütlerini karşılayan kişi(ler) tarafından yapılır. Kanıtların ve/veya portfolyonun uygun ve yeterli bulunmaması hâlinde ETO-METSEM başvuru sahibinden eksiklikleri gidermesini ister.
ETO-METSEM, kanıtları ve/veya portfolyosu uygun ve yeterli bulunan başvuru sahibi için belge yenileme kararı alır ve başvuru sahibinden belge masraf karşılığı tahsil eder.
Kanıt ve/veya portfolyo değerlendirmesiyle belge yenilemek isteyen başvuru sahibi, mevcut belgesinin kapsadığı ulusal yeterlilik birimlerinden farklı birimleri de yeni belgenin kapsamına eklemek isterse farklı birimlerin sınavlarına katılabilir. Kanıt ve/veya portfolyosunun uygun ve yeterli bulunması ve ayrıca sınavlarına girmiş olduğu birimlerde başarılı olması hâlinde başvuru sahibi için başarılı olduğu tüm birimleri içeren belge düzenlenir
Kanıt ve/veya portfolyo değerlendirmesiyle belge yenileyen kişiler, sınav ve belgelendirme ücretinin 25.08.1999 tarihli ve 4447 sayılı İşsizlik Sigortası Kanunu çerçevesinde İşsizlik Sigortası Fonundan karşılanması desteğinden yararlanamazlar.
Kanıt ve/veya portfolyo sunamayan başvuru sahibi ilgili ulusal yeterlilikte belirtilen belge yenileme sınav(lar)ına girebilir. Sınav(lar)da başarılı olması hâlinde belge yenilemeye hak kazanır.

4.1.3. Sınavla Belgele Yenileme

ETO-METSEM, vermiş olduğu belgelerin geçerlilik tarihlerini ve talepleri göz önünde bulundurarak belgelerinin geçerlilik süresi dolmak üzere olan kişilerin belge yenilemesine imkân tanıyacak yeterli sayıda belge yenileme sınav(lar)ı açar.
Belge yenileme sınav(lar)ının başvuru sahibinin belgesinin geçerlilik süresi tamamlanmadan önce uygulanması esastır. Başvuru sahibinin belgesinin geçerlilik süresinin sonunda başvuru yapması hâlinde sınav(lar) sürenin bitiminden sonraya sarkabilir.
ETO-METSEM, başvuru sahibinin sunmuş olduğu başvuru evraklarını ilgili prosedürleri çerçevesinde değerlendirir. Başvurusu uygun bulunan başvuru sahibi, ilgili ulusal yeterliliğin belge yenileme şartlarında belirtilen sınav(lar)a tabi tutulur. Sınav(lar)da başarılı olan başvuru sahibi için ETO-METSEM belge yenileme kararı alır ve başvuru sahibinden belge masraf karşılığı talep eder.
Belge yenileme sınavlarının bir kısmından başarısız olmuş başvuru sahibi; başarısız olduğu sınav(lar)a aynı Kuruluşta girmesi hâlinde önceden başarılı olduğu sınav(lar)dan muaf tutulur, farklı bir Kuruluşta sınava girmek istemesi halinde ise sınavların tamamına tabi tutulur.
Sınavla belge yenilemek isteyen kişiler, sınav ve belgelendirme ücretinin 25.08.1999 tarihli ve 4447 sayılı İşsizlik Sigortası Kanunu çerçevesinde İşsizlik Sigortası Fonundan karşılanması desteğinden daha önce yararlanmamış olmak şartıyla yararlanabilirler.
İlk defa girdiği belge yenileme sınavında başarısız olan kişilere belgesinin geçerlilik tarihinden 1 yıl sonrasına kadar ilave sınav ücreti alınmadan en az bir kez daha sınav imkânı ETO-METSEM tarafından sağlanır. Sınav ve belgelendirme ücretinin 25.08.1999 tarihli ve 4447 sayılı İşsizlik Sigortası Kanunu çerçevesinde İşsizlik Sigortası Fonundan karşılanması hâlinde ilk girdiği sınavda başarısız olan kişilere belgesinin geçerlilik tarihinden 1 yıl sonrasına kadar ilave sınav ücreti alınmadan en az iki kez daha sınav imkânı ETO-METSEM tarafından sağlanır.
Sınavlar sonucunda bir ulusal yeterlilikte yer alan birimlerin gruplandırılma alternatiflerinden herhangi birine ulaşan başvuru sahibi için başarılı olduğu gruplandırılma alternatifine göre aynı ulusal yeterlilikte belge düzenlenebilir.

4.1.4. Ulusal Yeterliliklerin Güncellenmesi Durumunda Yeniden Belgelendirme

Bir ulusal yeterlilik güncellenmiş ve ETO-METSEM yetkisini güncel ulusal yeterliliğe taşımışsa belge yenileme faaliyetleri güncel ulusal yeterliliğe göre gerçekleştirilir. ETO-METSEM yetkisini güncel ulusal yeterliliğe taşıyıncaya kadar belge yenileme faaliyetlerini yetki kapsamındaki ulusal yeterlilikte belirtilen şartlara göre gerçekleştirebilir.
Bir ulusal yeterlilikte ilave ölçme-değerlendirme gerektiren değişiklik(ler) yapılması durumunda belge yenilemek isteyen başvuru sahibi yeterlilikte yapılan değişiklik(ler)e ve belirtilen şartlara uygun şekilde ölçme-değerlendirmeye tabi tutulur ve başarılı olması hâlinde belge yenilemeye hak kazanır
Bir ulusal yeterliliğin yürürlükten kaldırılması ve söz konusu ulusal yeterliliğin kapsamını içeren birden fazla ulusal yeterlilik oluşturulması durumunda; başvuru sahibinin yeterliliklerde yapılan değişikliklere ve belirtilen şartlara uygun şekilde belge yenilemeye hak kazanması hâlinde başvuru sahibi için birden fazla belge düzenlenebilir.
Birden fazla ulusal yeterlilik yürürlükten kaldırılarak yerine söz konusu ulusal yeterliliklerin kapsamını içeren yeni bir ulusal yeterlilik oluşturulması durumunda; başvuru sahibinin yeterliliklerde yapılan değişikliklere ve belirtilen şartlara uygun şekilde belge yenilemeye hak kazanması hâlinde başvuru sahibine yeni ulusal yeterlilikte belge düzenlenir.
Bir ulusal yeterliliğin yürürlükten kaldırılması ve söz konusu ulusal yeterliliğin kapsamını içeren yeni bir ulusal yeterlilik oluşturulmaması durumunda; yürürlükten kaldırılan ulusal yeterlilikte daha önce belge almış kişiler belgelerinin geçerlilik sürelerinin sonunda belge yenileyemezler.

4.1.5. Belge Yenileme Faaliyetine İlişkin Bedeller

ETO-METSEM; kanıt ve/veya portfolyo değerlendirmesiyle belge yenileme ücreti ve yetki kapsamında yer alan her bir ulusal yeterlilik için ayrı ayrı olacak şekilde sınavla belge yenileme ücretlerini belirler ve söz konusu ücretleri MYK’ya bildirir. MYK’nın onaylaması hâlinde belge yenileme ücretleri MYK ve ETO-METSEM internet sitelerinde yayımlanır.
Kanıt ve/veya portfolyo değerlendirmesiyle belge yenilemede ETO-METSEM, başvuru sahibinden belge masraf karşılığı dışında ilave ücret talep edebilir. İlave ücret; kanıt değerlendirmesiyle belge yenilemede belge masraf karşılığının iki katını, kanıt ve portfolyo değerlendirilmesiyle belge yenilemede ise ETO-METSEM’in ücret tarifesinde ilgili ulusal yeterlilik için belirtilen toplam sınav ücretinin yarısını aşamaz.
Belge yenilemeye hak kazanan başvuru sahibi belge masraf karşılığını belge yenileme kararını veren ETO-METSEM’in banka hesabına yatırır. ETO-METSEM belge yenilemeye hak kazanan kişilerin belge basım talebini MYK’ya iletmeden önce belge masraf karşılıklarını MYK banka hesabına aktarır. Belge masraf karşılığının yatırıldığını gösteren doküman, belge yenilemeye hak kazanan kişilerin bilgileri ile birlikte MYK’ya iletilir. Belge yenilemeye hak kazanamayan kişilerden belge masraf karşılığı alınmaz.

4.2. BELGENİN ASKIYA ALINMASI

Belgelendirilmiş kişi hakkında, belgelendirildiği Ulusal Yeterliliğin gereklerini yerine getirmediği gerekçesi sunularak şikâyette bulunulması durumunda ve şikâyetin değerlendirilmesi sonrasında aleyhinde bir karar alınması belgenin askıya alınmasını gerektirir.
Belge yenileme süresini dolduran ve ETO METSEM tarafından istenilen belgeleri 15 gün içinde göndermeyen/teslim etmeyen kişilerin belgeleri belgegeçerlilik süresince askıya alınır.
Belgeli kişinin değişiklik olması halinde ETO METSEM’e iletmesi gereken bilgileri zamanında iletmemesi durumunda belge askıya alınır.
Belgelendirilmiş kişinin sehven belge kullanım sözleşmesini ihlal etmesi halinde belge askıya alınır.
Belgelendirilmiş kişinin sehven uygunsuz marka/logo kullanımı halinde belge askıya alınır.
Belgesi askıya alınan kişiye 7 iş günü içerisinde Sınav ve Belgelendirme Koordinatörü tarafından gerekçeler yazılı olarak bildirilir.
Belgesi askıya alınanlar belgenin askıya alındığı süre boyunca belge ile ilgili herhangi bir faaliyette bulunamazlar.
Askı durumları www.eto-metsem.org adresinde yayınlanır. Duyuruda belgesi askıya alınan kişinin ad-soyad ve sertifika bilgileri yayınlanır.

4.3.BELGENİN İPTAL EDİLMESİ

Belgesi askıya alınan kişilerin askıyı gerektiren uygunsuzlukları kendilerine verilen yasal süre zarfında gidermemeleri halinde belge iptal edilir.
Belgelendirilmiş kişinin belge ile sahtekârlık yaptığına dair objektif delillerin bulunması ve/veya gerçek dışı kayıt/rapor/sertifika vb. belgeler oluşturduğunun veya düzenlendiğinin, ağır ve kasıtlı ihmalinin tespit edilmesi durumunda belge iptal edilir.
Belgelendirilmiş kişinin ETO-METSEM’i kasıtlı olarak yanlış bilgilendirmesi, kasıtlı olarak bilgi gizlemesi veya ETO-METSEM’e gerçek dışı kayıt veya delil sunması halinde belge iptal edilir.
Belgelendirilmiş kişinin kasıtlı olarak belge kullanım sözleşmesini ihlal etmesi halinde belge iptal edilir.
Belgelendirilmiş kişinin kasten uygunsuz marka/logo kullanımı halinde belge iptal edilir.
Ulusal yeterlilikte belirtilen yeniden belgelendirme tarihinde fiilen çalıştığını belgeleyemeyen, performans sınavında başarısız olan kişilerin belgeleri, belge geçerlilik tarihi bitiminde iptal edilir.
Belgelendirilmiş kişinin ETO-METSEM’in saygınlığını azaltıcı ve itibarını zedeleyici beyan ve davranışlarda bulunması halinde belge iptal edilir.
İlgili ulusal yeterlilikte ve akreditasyon programında özel olarak belirtilen ve iptali gerektiren diğer durumların tespit edilmesi halinde belge iptal edilir.
Belgeli kişinin vefat etmesi durumunda kişinin belgesi iptal edilir.
Belgesi iptal edilen kişiye 7 iş günü içerisinde Sınav ve Belgelendirme Koordinatörü tarafından gerekçeler yazılı olarak bildirilir.
Belgenin iptal edilmesi durumunda iptal kararının tebliğinden itibaren belgenin kullanımını durdurulur.
Belgesi iptal edilen kişi kendisine verilen belgeyi tebliğ tarihinden itibaren 15 gün içerisinde ETO METSEM’e iade etmekle yükümlüdür. Bildirime istinaden belgeyi iade etmeyen kişilere ikinci bir uyarı yapılır ve bu uyarılara 7 iş günü içinde riayet edilmemesi durumunda kişilerle ilgili kanuni işlem başlatılır.
Belgenin iptal kararı en geç 15 gün içinde ilgili kurum ve kuruşlara Sınav ve Belgelendirme Koordinatörü tarafından bildirilir.
İptal durumları www.eto-metsem.org adresinde yayınlanır. Duyuruda belgesi iptal edilen kişinin ad-soyad ve sertifika bilgileri yayınlanır.

5.DEĞİŞİKLİK, KONTROL/ONAY, SAKLAMA VE KULLANIM

Bu prosedürün değişiklik, kontrol, onay, saklama ve kullanım işlemleri tarafsızlık ve eşitlik ilkesi doğrultusunda PR-02 Kayıtların Kontrolü Prosedürü’ne göre yapılmaktadır. Bu prosedürde belirtilen formlar fiziksel evrak olarak veya elektronik ortamda kullanılabilir.

Rev.05/02.06.2022